By Wouter|27 juni 2018|Geen categorie|0 comments

Verwerkingsregister

AVG Verwerkingsregister: Wat is het en waarom is het belangrijk?

Een praktisch gevolg van de AVG is dat bedrijven inzichtelijk moeten maken welke persoonsgegevens ze verzamelen. Dit inzicht moet worden bewaard en bijgehouden in een verwerkingsregister. De AVG verplicht elke ondernemer met meer dan 250 man in dienst om zo’n register bij te houden.

Ondanks dat het voor kleinere organisaties dus niet verplicht is, is het een goede basis voor alle AVG gerelateerde vraagstukken. Een verwerkingsregister is namelijk een totaaloverzicht van alle verzamelde persoonsgegevens. Wel moeten er een aantal details worden vastgelegd in het register om te voldoen. Zo moet je vastleggen welke persoonsgegevens je verzameld, hoe en waarom je dit verzameld, hoe en hoelang je dit bewaard, of je dit deelt met derden, en wat je wettelijke grondslag is voor het verzamelen van de gegevens.

Een verwerkingsregister dient als totaaloverzicht en startpunt van alle AVG gerelateerde werkzaamheden.

De basis voor een herzien privacy beleid.

Het aanmaken en bijhouden van een verwerkingsregister betekend niet dat je meteen AVG proof bent. Het is namelijk een intern document waarin je simpelweg een overzicht maakt van de verzamelde persoonsgegeven. Vanuit dit document werk je vervolgens de benodigde aanpassingen uit. Deel je bijvoorbeeld persoonsgegevens met derden? Dan moet er een verwerkingsovereenkomst worden afgesloten. Verzamel je persoonsgegevens via een contactformulier op de website? Dan moet je hier uitleg en een link naar het privacy statement bij plaatsen.

Het verwerking register is ook meteen het document waarin je bijhoudt welke aanpassingen je hebt doorgevoerd die bijdragen aan de AVG. Zet hierbij meteen de datum waarop je deze aanpassing hebt doorgevoerd en de naam van de persoon die dit heeft gedaan. Zo houdt je in de eerste plaats je administratie overzichtelijk, maar kun je ook aantonen dat je een actief privacy beleid voert.

Dit moet er in een verwerkingsregister

– Data laatste aanpassing
– Verzamelde persoonsgegevens
– Verzamelmethode
– Bewaarmethode
– Bewaartermijn
– Doel van verzamelen
– Wettelijke grondslag
– Gedeeld met derden

Op zoek naar een voorbeeld verwerkingsregister? Je download hem hier!